Rozwój komunikacji elektronicznej sprawił, że komunikatory internetowe, takie jak WhatsApp, Messenger, Teams czy Slack stały się powszechnym narzędziem komunikacji. Coraz częściej wykorzystywane są również przez pracowników podmiotów leczniczych – do ustalania grafików, przekazywania informacji o dyżurach, zmianach organizacyjnych czy szybkiego kontaktu z zespołem.

Z perspektywy placówki medycznej warto jednak zadać pytanie, czy wygoda wykorzystania takiego rozwiązania idzie w parze z bezpieczeństwem informacji w tym danych osobowych przetwarzanych za pomocą wyżej wskazanych narzędzi.

Podmiot medyczny oraz pracujący w podmiocie personel medyczny zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa jest zobowiązany do zachowania w poufności dane osobowe oraz większość pozostałych informacji, które przetwarza. Oznacza to m.in., iż podmiot powinien panować nad infrastrukturą w ramach, której przetwarza dane osobowe oraz ją stosownie zabezpieczyć. Tym czasem coraz bardziej powszechnym zjawiskiem jest zakładanie przez podmioty medyczny różnych pracowniczych grup na powszechnie dostępnych mediach społecznościowych służących do komunikacji pomiędzy pracownikami. Nawet jeśli zakładający grupę w mediach społecznościowych, pracodawca pozostaje jej jedynym technicznym administratorem, to czy rzeczywiście mamy pewność co do poufności przetwarzanych tam informacji? Czy rzeczywiście posiadamy władztwo nad przetwarzanymi tam informacjami? Czy sprawdziliśmy i przeczytaliśmy dokładnie regulamin funkcjonowania komunikatora lub mediów społecznościowych?

Prywatne komunikatory, takie jak WhatsApp czy Messenger, nie powinny być wykorzystywane do komunikacji związanej z wykonywaniem obowiązków zawodowych, również, gdy komunikacja ta dotyczy wyłącznie spraw organizacyjnych.

Jeżeli pracownicy przyzwyczają się do wykorzystywania prywatnej grupy jako miejsca do codziennej komunikacji służbowej, bardzo łatwo może dojść do rozszerzenia zakresu przekazywanych informacji. Grupa utworzona początkowo w celu przekazywania informacji o grafiku może z czasem stać się miejscem omawiania bieżących problemów, konsultowania przypadków medycznych, przekazywania zdjęć czy pytań dotyczących konkretnych pacjentów. Ponadto nawet sam grafik zawiera przecież dane osobowe pracowników i sam podlega systemowi ochrony danych osobowych.

Wystarczy jedna wiadomość:

„Czy ktoś pamięta, co było z pacjentem z wczorajszego dyżuru?”

albo:

„Przesyłam zdjęcie wyniku pacjenta, zobaczcie, co o tym sądzicie”.

W ten sposób kanał, który miał w zamierzeniu służyć wyłącznie sprawom organizacyjnym, zaczyna być wykorzystywany do przekazywania informacji dotyczących organizacji oraz danych osobowych dotyczących pacjentów lub innych pracowników.

Nie można więc zakładać, że skoro w zamyśle zakładającego grupę na WhatsApp czy Messenger grupa miła służyć wyłącznie do ustalania spraw około służbowych, to będzie tak również za miesiąc czy za rok. Administrator powinien brać pod uwagę sposób, w jaki narzędzie może być faktycznie wykorzystywane przez pracowników, a nie tylko jego pierwotne zamierzone przeznaczenie.

Wiadomości mogą być przechowywane na prywatnych telefonach, objęte automatycznymi kopiami zapasowymi, synchronizowane z innymi urządzeniami, wyświetlane na ekranie telefonu albo pozostawać dostępne po zakończeniu zatrudnienia. Administrator może mieć również ograniczoną możliwość skutecznego usunięcia informacji znajdujących się na prywatnym urządzeniu.

Z punktu widzenia RODO szczególne znaczenie ma również zasada ograniczenia dostępu do danych. W grupie pracowniczej mogą znajdować się osoby, które nie powinny mieć dostępu do określonych informacji. Sam fakt, że są pracownikami placówki, nie oznacza, że powinny mieć dostęp do wszystkich informacji dotyczących pacjentów, czy innych pracowników.

Dlatego nie wystarczy wprowadzenie zasady: „na grupie nie przesyłamy danych pacjentów”. Bezpieczniejsze jest rozwiązanie, w którym prywatny komunikator w ogóle nie jest oficjalnym kanałem komunikacji służbowej.

Jednak najważniejszym i dyskwalifikującym argumentem negującym możliwość wykorzystania prywatnych komunikatorów w celach służbowych jest to, że w przypadku prywatnych komunikatorów i prywatnych urządzeń placówka ma ograniczoną kontrolę nad informacjami znajdującymi się na prywatnych urządzeniach pracowników oraz prywatnych przestrzeniach komunikatorów. Podmiot medyczny z założenia więc nie ma kontroli nad kopiowaniem, przenoszeniem i przechowywaniem danych udostępnianych w ramach prywatnych kont osób, korzystających z grupy na prywatnym komunikatorze.

Koronnym argumentem, jest również fakt, iż co do zasady w przypadku większości powszechnych narzędzi do komunikacji w intrenecie – podmiot medyczny nie może wykupić licencji biznesowej na korzystanie z narzędzia, gdzie istnieje możliwość zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz zachowania władztwa nad przetwarzaniem i organizacją przetwarzania danych w ramach komunikatora.

Czy zatem wykorzystanie komunikatora internetowego do wymiany informacji w podmiocie medycznym jest w ogóle możliwe? Odpowiedź jest w tym zakresie prosta – oczywiście, że tak. Korzystanie z tego typu rozwiązań w obecnym świecie cyfrowym jest już koniecznością i znacznie ułatwia realizację codziennych zadań personelu medycznego i w ogóle funkcjonowanie podmiotu medycznego. Placówka powinna jednak zapewnić pracownikom kontrolowane przez nią narzędzia komunikacji, w tym komunikacji elektronicznej: np. służbową pocztę elektroniczną, wewnętrzne służbowe komunikatory internetowe lub inne rozwiązania informatyczne wykorzystywane do bezpiecznej komunikacji. Pozwala to znacznie lepiej zarządzać dostępem, uprawnieniami oraz zapewnić stosowne bezpieczeństwem informacji.

Na rynku usług elektronicznych istnieją bezpieczne rozwiązania, z których organizacja może korzystać, po podpisaniu stosownych umów licencyjnych w tym umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Podmiot medyczny zachowuje pełne władztwo nad wirtualną przestrzenia przetwarzania informacji, w tym danych osobowych. Sam tworzy konta pracownicze, nadaje loginy i hasła, dba o sposób i rodzaj przetwarzanych informacji. Jest w stanie zapewnić odpowiednią retencję przetwarzanych danych oraz kontrolować przepływ i udostępnianie danych na zewnątrz organizacji.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest pozostawienie prywatnych komunikatorów, poza komunikacją służbową, a korzystanie w sprawach pracowniczych z narzędzi zapewnionych i kontrolowanych przez placówkę oraz z dedykowanych systemów do przetwarzania informacji dotyczących pacjentów.

W przypadku podmiotu leczniczego rzekoma wygoda nie powinna być zatem najważniejszym kryterium wyboru narzędzia komunikacji. Znacznie ważniejsze i brzemienne w skutkach jest to, czy placówka ma rzeczywistą kontrolę nad kanałem, za pośrednictwem którego jej pracownicy przekazują informacje. Przedmiotowe kanały zresztą nie są wcale ani mnie dostępne, ani mniej wygodne. Niestety co do zasady sam fakt wykorzystywania prywatnych komunikatorów internetowych czy prywatnej poczty email może już stanowić naruszenie ochrony danych osobowych, z uwagi na brak możliwości podpisania stosownej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz brak kontroli nad przetwarzaniem informacji.

Dlatego rekomendowanym rozwiązaniem jest całkowite odejście od wykorzystywania prywatnych komunikatorów do komunikacji pracowniczej: również w sprawach organizacyjnych. Nie chodzi bowiem tylko o to, co pracownicy przekazują za ich pośrednictwem dzisiaj, ale również o to, jakie informacje mogą zostać przekazane w przyszłości, a przede wszystkim, o to, iż przestrzeń przetwarzania danych pozostaje poza kontrolą podmiotu medycznego.

Należy więc wybrać taki komunikator, który pozostaje całkowicie pod kontrolą podmiotu medycznego i funkcjonuje za zasobach (serwerach) podmiotu lub dostawcę komunikatora, który umożliwi całkowite zarządzanie narzędziem podpisanie stosownej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.